Rješenja za upravljanje dokumentima (Document Management)

POTREBA (Zašto bi netko htio imati sustav za upravljanje sadržajem?)

Povećanje produktivnosti i smanjenje troškova dvije su sintagme čiji su učinci dobrodošli i u najboljim tvrtkama. Pohrana dokumenata u digitalnom umjesto u papirnatom obliku nudi upravo to. Ne samo da je dokumente i informacije bitno brže i lakše pronaći, već su oni i zaštićeni od neovlaštenog pristupa, dostupni sa svih lokacija, a nema niti mogućnosti zabune u aktualnim verzijama. Troškovi pohrane su niži jer nema materijalnih inkranacija dokumenata niti popratne infrastrukture (fascikli, police, prostorije….). Više od 40% tvrtki u svijetu koje još nemaju implementirano ovakvo rješenje razmišlja o njemu.

RJEŠENJE (Što rješenje radi?)

Osnovne funkcije sustava za upravljanje dokumentima su sigurna pohrana i mogućnost dohvaćanja (dostupnost)  dokumenata, praćenje verzija dokumenata (uz dostupnost svih ranijih verzija), mogućnost suradnje pri izradi i modifikaciji dokumenata, upozoravanje na promjene u dokumentima, mogućnost jednostavnih i složenih tijekova odobravanja dokumenata, pretraživanje raznorodnih sadržaja, organizacija srodnih dokumenata u odgovarajuće biblioteke i vanjsko opisivanje dokumenata putem metapodataka. Dokumentima se pristupa putem web-sučelja. Moguće je pohranjivati bilo koju vrstu dokumenata, a ovi sustavi su najčešće integrirani u web portale.

BENEFIT (Koji su benefiti?)

Ušteda vremena u pronalaženju dokumenata je golema. Dokumenti su dostupni sa svih lokacija u svijetu na kojima su potrebni, mogućnost gubitka podataka ili neovlaštenog pristupa je svedena na minimum, moguće je pristupiti svim ikad napravljenim verzijama dokumenata, korisnici smješteni na različlitim lokacijama mogu surađivati na izradi i modificiranju dokumenata, svaki dokument podliježe strogo definiranom postupku revizije i odobravanja. Ušteda na troškovima je takva da se prosječan sustav isplati u roku od jedne do dvije godine.

Ovakvo rješenje je idealno kao podrška pri implementaciji sustava upravljanja kvalitetom ISO 9000:2001 ili srodnih ISO standarda te u svim slučajevima gdje je potrebno dokumente sigurno čuvati dulje vrijeme.

PREDNOSTI (Zašto baš naše rješenje?)

Rješenja koja nudimo su produkti višegodišnjeg razvoja, provjerena su u praksi i široko rasprostranjena u svijetu. Naš vrhunski tim stručanjaka s velikim brojem certifikata može vam u kratkom vremenu ponuditi kompletno rješenje koje uključuje snimku trenutnog stanja, izradu projekta, brzu implementaciju i održavanje takvog sustava.  Veliko iskustvo stečeno na dosadašnjim projektima jamče vam uspješno izvođenje i najzahtjevnijih projekata.